TODO管理ツールとスケジュール管理ツールを使い分ける

世の中、様々なTODO管理やスケジュール管理のツールがありますが、これらをどう使い分けるかということに関しては、中々難しいんじゃないでしょうか。僕も一時期、TODOリストに「○日○時に打ち合わせ」とか、スケジュールにTODOを書き込んだりとか、うまく運用できないことがありました。

そこで、すべてのタスクを以下のように管理するようにしました。

■タスクは「自分の尻を叩くもの」と「人との約束をしたもの」に分けて書き出す

TODO管理は「自分だけが手をつければ終わるもの」に絞り、かかる時間と期限を付加して書くようにします。

例）企画書のストーリー雛形を作成する(60min)　金曜日

こうすることで、一目見れば自分が何をいつまでにやればいいのかわかり、自分の尻を叩くようなリストになるわけです。

参考）あなたのTo Doリストをぐっと改善してくれる「time taggin」のすすめ

一方、スケジュール管理は、「人との約束」だけを書き込むようにします。コツは「自分の力だけではどうしようもない向こうからやってくるタスク」はいったん忘れることです。

GoogleCalendarなどの通知機能を使えば、後で思い出すことはいくらでも可能です。そしてこの日までに自分がやるべきことは、TODOリストに、期限込みで書き込んでおくわけです。

今のところ、これでうまく運用がまわるようになりました。

特に出席する会議の多いマネジャークラスの方には応用できるんじゃないかなと思ってます。